アーバン・コネクションズは毎年10月初旬に京都で開催される「Science and Technology in Society forum（科学技術と人類の未来に関する国際フォーラム）」（以下、「STSフォーラム」）で、ガイドブック制作、現場での会議サマリー（議事録）ライティング、報告書制作などを行っています。

お客さまへの迅速な対応が
英語サマリーライティングを決定

STSフォーラムは毎年京都で開催されている科学技術と人類の未来に関する国際フォーラムです。STSフォーラムは2013年で10回目を迎え、2014年からは新たな段階へステップアップするために、事務局のご担当者さまが、クオリティ・スピードの両方でこれまでを上回る会議サマリーのライティングを任せられる会社を探していたところ、インターネット検索で弊社のホームページを見つけられ、お電話でご相談くださったことがきっかけでした。

アーバン・コネクションズのモットーは迅速な対応です。お電話をいただいたその日の午後にはSTSフォーラム事務局をご訪問し、その後も熱意を持って話し合いを重ねました。その結果、私たちの成果物や仕事内容にも大きな信頼を寄せていただき、昨年の第11回年次総会に編集者計8名を派遣し、サマリー作成を行うことが決まりました。

話し合いで見えてきた課題点から
新たな企画を提案

はじめはサマリーライティングのみのご依頼でしたが、ご担当者と何度も話し合いをさせていただくうちに、別の課題点も見えてきました。会場でフォーラム参加者に配布するガイドブックも非常に読みにくく、使いづらいとご不満だったのですが、こちらも制作・出版実績のあるアーバン・コネクションズで刷新できないか？というご相談をいただきました。これまでの問題点や今後のガイドブックへの期待を綿密にヒアリングし、表紙デザイン・コンテンツ・台割など全面的な改善案をご提案して、ガイドブック制作も担当させていただくことが決まりました。

使う人の視点に立って
必要な情報を適切なアウトプットで提供

ガイドブックの改良でこだわったのは、使う人の視点です。前年度までのガイドブックは三つ折りのパンフレットに、ただ文字情報を詰め込んだ電話帳のような、白黒の見づらく使いにくいものでした。事務局さまからは、科学技術に関する会議だからといって無機質なガイドブックにはしたくない、すぐに情報を把握できるデザインで読みやすくして欲しいというご要望があったので、携帯性に優れながらもフォーラムをより有意義なものとする情報の提供、ユーザビリティに優れた美しいデザインを心掛けました。また参加者の方が、気になった内容をメモすることができるよう、あえて余白のスペースも設け、ガイドブックをそのまま参加者の方のノートとして、後々に役立てていただける工夫もしました。

その結果、STS事務局からは「望んだ通りの素晴らしいガイドブックだ」と、大変ご満足いただけました。弊社がこれまでの事例で培ってきたスピードと正確さのスキルを、十二分に反映できたと思います。またフォーラム中には、参加者の方々が私たちの制作したガイドブックに、熱心に書き込みをされている現場にも遭遇し、「今までのガイドブックは当日サラッと見て終わりだったが、今回は、会議内容を後で検討するための資料としても役立てられて良い」と、嬉しい言葉をいただきました。

すべてのセッションのサマリーを
当日中に完全納品

フォーラムの期間は3日間。当日は編集者8名に加え、弊社代表のグリーンバーグとプロジェクトマネージャーが京都国際会館に赴きました。期間中は8分科会、総計36セッションと多数のセッションが行なわれましたが、編集者8名が総力を挙げて各セッションのサマリーを書きあげ、3日間連続ですべてのサマリーを当日中に納品。「とてもよくまとまっている」「まさに自分が伝えたかったことが書いてある」と、スピーカーの方々からとても高い評価をいただきました。弊社が様々な国際会議の現場でスピーディーにサマリー作成を手がけてきたプロフェッショナルなノウハウが、高いレベルで発揮できた結果だと思います。

フォーラム終了後、提出したサマリーをさらにブラッシュアップし、レイアウトした報告書も、ガイドブック同様、STSフォーラムの社会性に富んだアカデミックでハイレベルなイメージを意識。STSフォーラムが目指すテーマ「ネットワーキング」にマッチした写真とデザインを施した、こだわりの成果物が制作できたと自負しています。

昨年よりも良い物を
経験を蓄積するからこその強み

会場で配布するガイドブック、開催後にお届けする報告書については、毎年より良いものになるよう、フォーラム終了直後から事務局の方と打ち合わせをします。また、様々な国際会議に携わってきたアーバン・コネクションズとして、フォーラム全体の改善点についても意見を交換します。今後もSTSフォーラムのさらなる発展と進化に向け、全社を挙げて取り組んでいきたいと考えています。