■ プロジェクト概要

WCN（World Congress of Nephrology：世界腎臓学会議）は、国際腎臓学会（ISN)が主催する世界最大規模の腎臓学会議です。世界130か国以上から6000人の医療専門家・研究者が参加する WCN’ 26開催に向け、事務局業務におけるコミュニケーションサポートをご支援しました。
2025年9月から2026年3月の約7か月にわたり、国内の事務局とベルギーに本部を置くISNとの連絡、また海外出展者との連絡など多岐にわたるコミュニケーション業務を担当。事務局スタッフとの密な連携のもと、時差を超えたタイムリーな継続支援で会議成功に向けて貢献しました。

■ 背景・課題

国際医学系学会の事務局運営は、海外の主催団体や世界各国の出展者との英語対応を始め、時差を超えたタイムリーなレスポンス、専門的な知識を含む文書の正確な処理、そして多くのステークホルダーとの調整が求められます。
特にWCN’ 26においては、開催に向けた準備期間中に事務局が処理すべきコミュニケーション量が膨大であり、各種問い合わせへの迅速・正確な対応と、文化の異なる関係者とのコミュニケーション、円滑な調整が大きな課題となっていました。本学会は、世界各国から研究者・医療関係者が参加する大規模な国際会議であり、上記のような課題がありました。

■ 提供したサービス

当社は、事務局のコミュニケーションサポートとして、以下の業務を提供しました。
• 海外関係者との英語メール対応・代理送信（7か月間）
• 各種資料・連絡文の作成および翻訳（日⇔英）
• スケジュール・タスク管理補助
　準備タイムラインに沿ったコミュニケーション業務の進捗管理・リマインド対応、事務局業務の円滑化を支援。
• 情報整理・ドキュメント管理
　問い合わせ対応履歴の整理、運営準備に関わる資料の管理、情報共有支援など、事務局情報管理体制を全面的にサポート。
• 出展者の医学系資料の翻訳

■ 成果

本支援により、以下の成果が得られました。
• 海外関係者とのコミュニケーションの迅速化・円滑化
• 事務局スタッフの業務負担軽減
• 学会・展示会準備の円滑な進行
• 国際学会としての信頼性・プロフェッショナリズムの向上

■ お客様の声

「海外とのやり取りにおいて、スピードと正確性の両立が実現でき、事務局運営が非常にスムーズになりました。専門性の高い内容にも的確に対応いただき、大変助かりました。」
「9月から、このようにアーバン・コネクションズとのコラボができ、とても良い経験と良い結果になった。実は、このような案件の問い合わせが次々と来ており、決まった案件があれば次回も御社に問い合わせする。」
「You did a wonderful job.（素晴らしい対応だった）」

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