すべての重要な会議において、ドキュメンテーションは必要不可欠です。いかに重要な議題を、素晴らしい参加者が集まって会議を実施したとしても、その後のアウトプットに生かされなければ意味がありません。様々な有識者たちが検討・決定した内容をドキュメント（サマリー）化し、共有・宣言をすることで、次の行動へと進んでいくことができます。弊社は長年、その次なる行動の土台となるサマリー作成を担当してきました。 2017年10月5日・6日、慶應義塾大学で国際会議「Cyber3 Conference 2017」が開催されました。アーバン・コネクションズはドキュメンテーションスポンサーとして、英語版のサマリー作成を担当しました。 Cyber3 Conferenceはここ近年毎年、世界から各領域でトップクラスの産官学の有識者を集めたサイバーに関する国際会議で、弊社は3年連続でこのConferenceの英語サマリー作成の担当をしています。IoTやインターネットサービスによる影響から近年ますますの発展をみせるサイバー空間について、「Cyber connection」「Cyber crime」「Cybersecurity」という3分野のテーマを主軸にして議論されました。

「今日のセッションのために、昨日実施されたセッション内容のサマリーがほしい」

そのようなお声はよく耳にします。今回弊社にお声かけを頂いた大きな理由は、ここにあります。サマリーは重要な会議の記録としての役割と、当日の参加者のサポートとしての役割があります。 メインホールで行われるセッションや基調講演から始まり、両日共に複数の会場で同時並行の分科会も実施されました。サマリー作成対象の分科会は今回のメイン3テーマについてでしたので、弊社の3名の編集者がそれぞれの会場に1名ずつ同席し、同時並行でサマリーを作成しました。セッション毎にサマリーを作成し、都度出来上がる度にご納品を実施しました。セッション終了から15分と経たずにご納品する場面もありました。そして翌日、会議開始前には前日のサマリーが参加者に手渡されました。そして3日のち、さらにブラッシュアップした内容として英語のサマリーを納品しています。 議論が尽きない議論や多岐に渡る議題を扱う場合、参加者はまとまった文面で確認したくなるものです。「他の分科会ではどのような話がされたか気になるので議論がまとまった資料をもらえないか」とおっしゃるモデレーターの方。「前日の全体の議論状況を把握したいのだが」とおっしゃる会議2日目から登壇予定の方。様々な立場でご参加される方からこのようなご意見を耳にした経験はございませんか。 アーバン・コネクションズは、セッションの終了と同時に英語サマリーメモを提出することも可能です。

高い専門性の会議に対応

日々変容するサイバー空間での課題について話し合われるという今回の会議は、最先端の事例・技術、そしてその将来性や課題についても話し合われました。ITの分野での知識や、私たちを取り巻く社会や国の政策など多用な情報を理解し、議論のポイントをおさえ、わかりやすい簡潔な文章にまとめあげることは高度な技術が求められます。 アーバン・コネクションズは、国際会議の現場で培われた確かなノウハウを持った編集者が対応しており、産官学を問わない幅広く高度な会議の対応実績があります。

どのようなニーズが求められているか＝より適したサービスのご提供

今回参加するにあたって、どのような会議か、どのようなニーズで弊社にお声かけを頂いているのか、事前に打ち合わせをさせて頂きました。ニーズを正確に把握することで、より適した人材・体制で会議に臨み、最適なパフォーマンスをご提供することができるからです。 今回日本人の参加者が多いセッション箇所がありましたので、あえてそのセッションは日本人のサマリー作成者を派遣し、そこから迅速に英語翻訳対応を実施致しました。アウトプットとしては英語ですが、作成自体は日本語で作成することにより、より理解が深くなり充実した内容となっております。 今回ドキュメンテーションスポンサーとして参加しましたが、こうした長年の確かな実績によるご信頼から、お声がけを頂いたものと思っております。